Thuật ngữ PO chắc hẳn không còn xa lạ gì gì đặc biệt là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trong ngành thương mại. Để hiểu rõ khái niệm PO là gì và có ý nghĩa như nào trong hoạt động thương mại, tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
PO là gì? Purchase order là gì?
PO là viết tắt của Purchase Order hay còn hiểu là đơn hàng được uỷ quyền từ người mua gửi đến người bán cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng này cũng là một loại hợp đồng ràng buộc dùng để mua các loại hàng hoá, dịch vụ.
Trong bản hợp đồng này có đầy đủ các thông tin chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên đã đàm phán của từng mặt hàng được mua.
Công dụng của PO
PO có những tác dụng chính như:
- Truyền đạt rõ ràng yêu cầu của bên mua đến bên bán. Trong hợp đồng, người mua liệt kê rõ những yêu cầu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ… về các yếu tố như chất liệu, kiểu dáng, số lượng, chất lượng…
- Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả: PO tổng hợp một cách đầy đủ những thông tin liên quan đến đơn hàng như: người đặt mua, mua sản phẩm gì, thời gian mua hàng, tổng số tiền đặt hàng… Như vậy, người bán sẽ không gặp các trường hợp như sót đơn hoặc thiếu hàng khi gửi đi.
- Giúp ích cho hoạt động kiểm toán tài chính: PO chính là bằng chứng xác thực cho việc chi tiêu mua hàng của công ty, doanh nghiệp.
- Bảo vệ quyền lợi pháp lý cho các bên: PO giống như bản hợp đồng bảo vệ quyền lợi cho cả bên mua và bên bán nếu như có tranh chấp gì về các yếu tố như chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng…
- Chuẩn hóa quy trình giao hàng: cuối cùng, sự có mặt của PO giúp doanh nghiệp hoạt động đúng quy trình và chuyên nghiệp.
Nội dung của PO
Các nội dung cơ bản có trong 1 PO gồm những điều sau:
- Số PO: đây là thông tin về mã đơn hàng, dùng để đối chiếu thông tin giữa bên mua và bên bán khi nhận được hàng.
- Thông tin chi tiết về người mua: tên cá nhân hoặc công ty, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại hoặc email liên lạc…
- Điều khoản về thanh toán: hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán sau khi nhận hàng…
- Hình thức vận chuyển: cụ thể về hình thức vận chuyển hàng không, đường thuỷ hoặc đường bộ…
- Ngày giao hàng và thời gian vận chuyển: thời gian vận chuyển cần đảm bảo chính xác đúng như trong hợp đồng.
- Mã sản phẩm: mã sản phẩm trong danh mục tham chiếu nếu có
- Mô tả cụ thể về hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá
- Tổng cộng tiền (chưa thuế)
- Các loại thuế, phí (nếu có)
- Thành tiền: tổng giá trị đơn hàng đã tính thuế, phí
- Chữ ký
Quy trình sử dụng đơn đặt hàng PO
Tuỳ vào mỗi loại hàng hoá và loại hình kinh doanh mà đơn đặt hàng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bước cơ bản của hoá đơn PO như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu mặt hàng và đưa ra quyết định mua hàng.
- Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán nhận hóa đơn PO và xác nhận với bên mua hàng về tất cả các điều khoản về hàng hoá và thanh toán. Nếu người mua và người bán không thể thống nhất tất cả các điều khoản, hợp đồng PO sẽ bị huỷ.
- Bước 4: Bên bán xác nhận mọi thông tin với bên mua rồi tiến hành chuẩn bị các đơn hàng dựa trên số lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất đảm bảo tiến độ và cung cấp sản phẩm đến bên mua.
- Bước 5: Bên bán giao dịch với đơn vị vận tải để chuyển số lượng hàng hoá đúng với yêu cầu về với bên mua.
- Bước 6: Bên bán lập hoá đơn đặt hàng trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin một cách nhanh nhất.
- Bước 7: Bên mua hàng kiểm tra lại hàng hoá và thực hiện quá trình thanh toán đúng với những điều khoản trong hợp đồng.
Cách quản lý PO
- Trước tiên, bạn cần quản lý tốt nhất cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã đặt hàng. Bên bán có độ uy tín và đảm bảo chất lượng sẽ giúp quá trình mua hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và thuận lợi nhất có thể cho cả 2 bên.
- Tiếp theo, cần hạn chế các chi phí liên quan bằng cách phân loại sản phẩm, dịch vụ có các loại chi phí riêng sau đó bổ sung các điều khoản vào trong hợp đồng.
- Bên cạnh phân chia các loại sản phẩm và chi phí đi kèm, doanh nghiệp cần triển khai thêm hệ thống phê duyệt đơn hàng giúp kiểm soát vấn đề chi phí cũng như hạn chế các phát sinh thêm các khoản không cần thiết.
- Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá chất lượng hàng hoá cũng như duy trì dữ liệu chính xác của các đơn hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo giấy tờ hoàn toàn khớp nhau về số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu thật tốt để phục vụ cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần lưu trữ đúng cách để không bị thất thoát và đảm bảo tính bảo mật.
- Cuối cùng là xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, đặc biệt là quy trình huỷ đơn hành.
Vì sao các công ty nên sử dụng PO?
PO giúp người mua quản lý hoạt động mua vật tư , hàng hoá, dịch vụ do bên bán cung cấp. Các nội dung bao gồm: quản lý hàng hoá, quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả.
PO cũng là một dạng giấy tờ pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đầy đủ hàng hoá như thỏa thuận, bên bán cần phải hoàn trả tiền hoặc bồi thường cho bên mua.
PO sẽ bảo vệ người bán nếu như người mua không thanh toán đúng hạn theo đúng như thỏa thuận.
Cuối cùng, PO chuẩn hóa quy trình mua và bán giúp các công ty hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Ứng dụng của PO trong thực tế
Trong kinh doanh, PO được sử dụng rất nhiều trong xuất nhập khẩu:
- Trong xuất khẩu, PO là đơn đặt hàng được các công ty nước ngoài thực hiện và gửi đến các đơn vị cung cấp tại Việt Nam.
- Trong nhập khẩu, PO là đơn đặt hàng của doanh nghiệp Việt Nam đối với các công ty nước ngoài.
Như vậy, PO giúp quản lý hiệu quả hàng hoá vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam cũng như từ Việt Nam đến nước ngoài.
So sánh giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO)
– Điểm giống nhau:
- Cả 2 đều là hoá đơn dùng trong hoạt động thương mại. PO và hóa đơn thanh toán đều liên quan đến hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ.
- 2 loại hợp đồng đều đóng vai trò quan trọng trong khâu quản lý. Cả hai tài liệu đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi tiêu.
- Đơn hàng có thông tin chi tiết như: thông tin bên mua, hình thức thanh toán, thông tin sản phẩm, tổng tiền…
– Điểm khác nhau:
| PO | Hóa đơn thanh toán (Invoice) |
| PO được tạo bởi bên mua và gửi cho bên bán khi họ có nhu cầu mua hàng. | Hoá đơn được tạo bởi bên bán và gửi cho bên mua sau khi đã hoàn thành bước giao hàng. |
| Bên mua đưa ra yêu cầu chi tiết cũng như các điều khoản mua bán.. | Hoá đơn được bên bán xác nhận |
| Các thông tin được thể hiện chi tiết trong hoá đơn. | Hoá đơn chủ yếu đề cập đến hình thức thanh toán, thời gian thanh toán. |
| PO giúp bên mua dễ dàng kiểm soát hàng hoá và chi phí. | Invoice giúp bên bán tính toán được chi tiêu và thuế. |
Trên đây là một vài thông tin cơ bản về PO cũng như công dụng của nó đối với hoạt động thương mại. Nếu như bạn đang tìm hiểu về hình thức kinh doanh này, tham khảo bài viết trên nhé.
Vận Tải Top One Logistics hy vọng những thông tin hữu ích đối với bạn!