Hầu hết những người làm trong ngành xuất nhập khẩu thì đều đã nghe nói về Proforma Invoice. Proforma Invoice, không giống như Hóa đơn thương mại, Hóa đơn tạm thời hoặc Hóa đơn bán hàng, là một loại hóa đơn chính xác hơn chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định. Trong bài viết dưới đây, ta hãy cùng tìm hiểu về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì? Hóa đơn này được dùng với mục đích gì?
Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là một hóa đơn chiếu lệ, là một hóa đơn dưới dạng một hóa đơn nhưng không phải để thanh toán (chiếu lệ), vì đây không phải là giấy tờ đòi tiền.
Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice, viết tắt là PI, là loại hóa đơn phổ biến nhất được bao gồm trong các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu. Đây là bản nháp hóa đơn thô và do đó không được sử dụng để thu tiền. Tuy nhiên, hình thức và nhiều nội dung vẫn giống như trên hóa đơn thương mại.
Proforma Invoice thường được dùng với mục đích gì?
Về cơ bản, đây chỉ là một bản sao thô của hóa đơn thương mại chính thức. Người mua và người bán biết thông tin cơ bản về hàng hóa, chẳng hạn như loại, kiểu máy, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, hoàn cảnh giao hàng, v.v.
Proforma Invoice (PI) là một tài liệu thể hiện lời hứa của người bán cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ như đã quảng cáo cho khách hàng ở một mức giá xác định.
Người mua và người bán có thể tiếp tục thương lượng các chi tiết cụ thể khác sau khi nhận được Hóa đơn chiếu lệ. Do đó, tài liệu chiếu lệ này có thể được cập nhật nhiều lần để đáp ứng nhu cầu của các bên.
Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Người bán không có nghĩa vụ xuất trình PI hóa đơn chiếu lệ khi mua và bán hàng hóa. Do đó, không có quy định về thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ. Tuy nhiên, các bên có thể đưa ra PI để tham khảo nhằm giúp giao dịch trở nên rõ ràng về các điều kiện và nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Tạo ra các giải pháp hợp lý và có lợi cho tất cả các bên. Do đó, hóa đơn chiếu lệ có thể được tạo trong các trường hợp sau:
– Bên xuất khẩu phải cung cấp cho bên nhập khẩu một tài liệu có chứa thông tin toàn diện về lô hàng. Tất nhiên, hàng hóa vẫn chưa được giao vào thời điểm đó.
– Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ chứng minh giá trị của lô hàng để hoàn thành thủ tục hải quan, thì phải có hóa đơn chiếu lệ. Ở một số quốc gia và khu vực, đây là một yêu cầu pháp lý.
– Khi thiếu thông tin liên quan hoặc không thể cung cấp Hóa đơn thương mại, có thể phát hành hóa đơn chiếu lệ. Khi cả hai bên có đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa, người mua hài lòng với các điều kiện và hàng hóa đã được đóng gói hoặc gửi đi, người bán có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.
Xem thêm: dịch vụ vận chuyển tại Top One Logsitics
Nội dung của Proforma Invoice
Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice thường được sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng kinh doanh. Vì nó được coi là căn cứ của hợp đồng mua bán nhằm tránh những sai sót không đáng có, đồng thời các điều khoản trong hợp đồng sẽ là sự thỏa thuận giữa hai bên người mua và người bán..
Nhà nhập khẩu và xuất khẩu kiểm tra nội dung của PI và sửa đổi nếu nó có nội dung không hợp lý, đó là một lý do khác để coi Hóa đơn chiếu lệ là nền tảng của hợp đồng mua bán. Nội dung chính xác của Proforma Invoice như sau:
– Chi tiết hóa đơn: số và ngày hóa đơn (ngày tháng, số hóa đơn)
– Tên người bán, địa điểm đăng ký kinh doanh, thông báo và fax
– Tên người mua, địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký, số điện thoại và số fax
– Thông tin hàng hóa: tên hàng, đơn giá, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng số tiền phải thanh toán….
– Điều khoản thanh toán: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
– Thông tin ngân hàng cho nhà xuất khẩu
– Cảng xếp hàng: Cảng xếp hàng
– Destination Port: Cảng cập cảng.
– ETD / ETA (Dự kiến thời gian giao hàng / Thời gian đến dự kiến): ngày giao hàng và ngày đến dự kiến.
Phân biệt Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (CI)
Trên thực tế, dựa trên các định nghĩa của Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (CI), bạn có thể phân biệt rõ ràng sự khác biệt giữa Hóa đơn chiếu lệ và Hóa đơn thương mại.
– Nhà xuất khẩu xuất hóa đơn chiếu lệ trước khi sản phẩm được gửi đi hoặc nếu hàng hóa không có sẵn để gửi đi. Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) được cung cấp sau khi hàng hóa đã được đóng gói vào container hoặc vận chuyển.
– Trên thực tế, nội dung cốt lõi của Hóa đơn chiếu lệ và Hóa đơn thương mại là giống nhau. Tuy nhiên, vì Hóa đơn thương mại là hóa đơn chính thức nên tất cả thông tin bao gồm trong hóa đơn là tuyệt đối và sẽ không được sửa đổi trong tương lai. Thông tin trên hóa đơn chiếu lệ có thể được thay đổi cho đến khi hoàn tất cả quá trình xuất và nhập.
– Proforma Invoice cũng là một cam kết giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu để hai bên đạt được thỏa thuận. Mặt khác, hóa đơn thương mại là hồ sơ chính thức xác thực các giao dịch thương mại, chẳng hạn như mua và bán. Cả người mua và người bán đều được liên kết.
– Cuối cùng, về mặt kế toán, Hóa đơn thương mại sẽ được sử dụng trong cả kế toán của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Hóa đơn chiếu lệ không thể làm như vậy.
Trên đây là những thông tin mà chúng tôi muốn cung cấp cho bạn để giải đáp thắc mắc “Proforma Invoice là gì?”. Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn đọc biết thêm về một trong những loại hóa đơn phổ biến.
Một số dịch vụ liên quan
Thủ tục xin giấy phép công bố sản phẩm
Surrender bill of lading là gì