Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Các chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đây là câu hỏi thường gặp của nhiều doanh nghiệp và cá nhân bắt đầu tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế. Nếu bạn đang có cùng câu hỏi như trên thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xuất nhập khẩu một mặt hàng cụ thể. Các tài liệu này chứa thông tin về hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh sự thật, làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán và yêu cầu bồi thường trong các trường hợp xảy ra mâu thuẫn, bất đồng giữa hai bên.

Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ phục vụ một mục đích cụ thể. Tuy nhiên, mục đích chính của chứng từ xuất nhập khẩu là làm cho quá trình thanh toán trở nên minh bạch hơn và hỗ trợ việc trao đổi, khiếu nại giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.

Xem thêm: dịch vụ vận chuyển tại Top One Logistics

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và bộ chứng từ giữa các lô hàng khác nhau tùy theo mặt hàng nhập khẩu, quy định hiện hành, quy định hiện hành. Nhưng nhìn chung, chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ thường có.

Chứng từ bắt buộc

– Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, phương tiện giao hàng, phương thức thanh toán, v.v.

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hóa đã bán theo các điều kiện của hợp đồng. Hóa đơn thương mại chủ yếu đóng vai trò như một chứng từ thanh toán. Do đó, trên hóa đơn này phải thể hiện rõ các thông tin sau: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng cho người thụ hưởng …

– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là tài liệu thể hiện chính xác cách thức đóng gói của lô hàng. Loại tài liệu này thông báo cho người đọc về số lượng kiện hàng, trọng lượng, sức chứa của lô hàng …

– Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được xếp lên phương thức vận tải (tàu thủy hoặc máy bay). Không giống như vận đơn gốc, chứng từ này còn dùng làm bằng chứng về quyền sở hữu đối với hàng hóa được liệt kê trên đó.

– Khai báo hải quan (Customs Declaration): Khi xuất, nhập cảnh, xuất nhập cảnh, chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận tải phải khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng, phương tiện.

Chứng từ thường có

– Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Tương tự như một hóa đơn, nhưng không được sử dụng để thanh toán. Bởi vì đây không phải là giấy tờ đòi tiền.

– Tín dụng thư (L/C): Là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại tài liệu này là một lời hứa với người bán sẽ thanh toán một khoản tiền trong một khung thời gian xác định.

– Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là giấy tờ do công ty bảo hiểm cấp để đảm bảo việc bồi thường cho người được bảo hiểm.

– Giấy chứng nhận xuất xứ (C / O): Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia cụ thể.

– Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Giấy chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của loại tài liệu này là ngăn chặn sự lây truyền dịch bệnh giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Ngoài các tài liệu được liệt kê ở trên, các tài liệu sau phải được bao gồm trong các chứng từ xuất khẩu:

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Sau đây là năm bước chính trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ (nêu trên) bằng cách in đơn và điền đầy đủ các thông tin. Bạn cũng có thể điền vào biểu mẫu trực tiếp trên máy trước khi in.

Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS thì phải thực hiện để việc kê khai và truyền tờ khai được thuận lợi.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành thì doanh nghiệp phải hoàn thiện hồ sơ và thông báo cho cơ quan kiểm tra theo quy định. Mặt khác, các doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai báo và phát tờ khai

Doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo và truyền tờ khai hải quan sau khi tải phần mềm khai báo hải quan. Nhận lệnh giao hàng sau đó. Một trong những chứng từ quan trọng nhất để nhà nhập khẩu đưa ra khỏi cảng và vận chuyển về kho của mình là lệnh giao hàng.

Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là mở và thông quan tờ khai. Trước khi mở tờ khai hải quan phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu
Tờ khai phân luồng
Invoice
Packing list
Bill of lading
Các tài liệu khác có thể được yêu cầu (C / O, hóa đơn vận chuyển hàng hóa, giấy phép nhập khẩu, v.v.)

Nếu hồ sơ hợp lệ sau khi xuất trình hồ sơ với cơ quan hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan trên Hệ thống.

Hy vọng với những tài liệu chia sẻ trong bài viết, bạn đọc sẽ có được vô số thông tin hữu ích để hoạt động xuất nhập khẩu trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn!