Hiện nay, việc buôn bán hàng hóa của các doanh nghiệp không chỉ ở phạm vi trong nước mà hoạt động xuất nhập khẩu trở nên rất phổ biến. Chính vì thế, các doanh nghiệp đã lựa chọn thuê đại lý làm thủ tục hải quan nhằm đảm bảo cho quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Sau đây, Top One Logistics sẽ chia sẻ một số thông tin về đại lý làm thủ tục hải quan để bạn dễ dàng tham khảo.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Vai trò của đại lý hải quan
Đại lý hải quan có vai trò quản lý và sử dụng mã số của nhân viên đại lý nhằm làm thủ tục hải quan để tiến hành công việc khai báo và thực hiện thủ tục tại cơ quan hải quan.
Việc làm thủ tục trong phạm vi được chủ doanh nghiệp ủy quyền và bắt buộc chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc giới thiệu, đề nghị Tổng cục Hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan cho cá nhân đáp ứng được điều kiện theo quy định pháp luật.
Đại lý hải quan được quyền yêu cầu chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng cung cấp chính xác các thông tin, chứng từ cần thiết đáp ứng cho việc làm thủ tục hải quan.
Đại lý hải quan được phép yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn quy trình làm thủ tục hải quan, thủ tục thuế đối với những mặt hàng xuất, nhập khẩu, cung cấp các quy định mới của pháp luật về hải quan và kỹ thuật trong kết nối mạng giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, tham dự những buổi bồi dưỡng pháp luật.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Nghĩa vụ của đại lý làm thủ tục hải quan
Đại lý hải quan có nghĩa vụ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về những nội dung kê khai trong tờ khai hải quan dựa trên cơ sở của bộ chứng từ, các tài liệu liên quan đến hàng hóa được xuất nhập khẩu do chủ doanh nghiệp, cửa hàng cung cấp và đại lý hải quan phải thực hiện đúng với phạm vi được ủy quyền theo hợp đồng đã ký trước đó:
- Đại lý hải quan phải thông báo cho Tổng cục Hải Quan để hoàn thành việc thu hồi mã nhân viên đại lý đã làm thủ tục hải quan đối với trường hợp đại lý làm thủ tục hải quan đã bị phá sản sản hay đã chấm dứt hoàn toàn hoạt động.
- Các đại lý hải quan có nghĩa vụ phải cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin và những tài liệu liên quan đến chủ cung cấp hay các kiện hàng do các đại lý làm thủ tục hải quan đứng tên kê khai hải quan theo những yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Các đại lý hải quan phải tự chịu trách nhiệm thực hiện những quyết định kiểm tra, thanh tra thuế theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Trong các trường hợp đại lý thực hiện thủ tục hải quan phải thay mặt các chủ kiện hàng là những thương nhân nước ngoài, không hiện diện tại nước Việt Nam thực hiện những quyền kinh doanh xuất, nhập khẩu hàng thì các đại lý làm thủ tục phải chịu hoàn toàn trách nhiệm thực hiện về các nghĩa vụ, các quyền của chủ hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về hải quan và pháp luật khác có liên quan.
- Bên cạnh đó, đại lý hải quan bắt buộc phải chịu trách nhiệm trách nhiệm về những nội dung đã khai trên tờ hải quan, trên các chứng từ và những tài liệu khác có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu do chủ các cửa hàng đã cung cấp và bắt buộc thực hiện đúng phạm vi đã được ủy quyền theo hợp đồng đại lý.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Lợi ích của chủ hàng khi thuê đại lý hải quan
Khi các chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp thuê đại lý hải quan sẽ có những lợi ích sau:
- Các chủ cửa hàng không cần phải dùng chữ ký của mình để ký duyệt (có thể thực hiện từ xa) hay chủ cửa hàng không cần gửi giấy khống như trước đây. Các đại lý sẽ chủ động dùng chữ ký của mình để kê khai và truyền tờ khai.
- Những trách nhiệm và năng lực của người cung cấp dịch vụ sẽ cao hơn nhiều so với hình thức khai thuê.
- Thể nhưng, thực tế của phía các đại lý và chủ cửa hàng đều sẽ có tâm lý quan ngại ký kết hợp đồng đại lý và ký tên trên tờ hải quan. Nguyên nhân của lý do này là chính sách thuế và chính sách xuất nhập khẩu khá phức tạp. Hai bên đều lo ngại về mặt pháp lý trong khi chưa có hiệp hội đại lý hải quan. Tuy nhiên vấn đề này sẽ được khắc phục trong thời gian sắp tới khi trong ngành hải quan đã triển khai hệ thống VNACCS và sẽ tiếp tục đẩy mạnh phát triển dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.
Điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan
Để làm đại lý làm thủ tục hải quan cần có những điều kiện sau:
- Đầu tiên, điều kiện làm chủ thể kinh doanh:
Doanh nghiệp làm đại lý hải quan cần phải được thành lập hợp pháp theo những quy định của pháp luật doanh nghiệp và đã được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành hay giấy đăng ký kinh doanh, đại lý làm thủ tục hải quan hay nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa thì mới có quyền kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.
- Thứ hai, điều kiện về nhân sự
Doanh nghiệp làm đại lý hải quan cần phải có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan chắc chắn đáp ứng được đầy đủ và chính xác những điều kiện cụ thể sau đây: Các nhân viên của đại lý làm thủ tục hải quan phải có trình độ cao đẳng kinh tế, luật, kỹ thuật trở lên. Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan cần có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan. Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.
- Thứ 3, điều kiện về cơ sở vật chất:
Doanh nghiệp làm đại lý hải quan cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện về cơ sở hạ tầng và những điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện được hoạt động ngành nghề kinh doanh về kê khai hải quan điện tử và những điều kiện khác theo quy định của pháp luật đang hiện hành.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Thủ tục đăng ký đại lý hải quan
Để đăng ký làm thủ tục đại lý hải quan, những doanh nghiệp phải là những đại lý và phải nộp hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện làm thủ tục hải quan bao gồm các chứng từ, giấy tờ, văn bản cụ thể sau đây:
- Đầu tiên: Mẫu văn bản đề nghị công nhận đầy đủ điều kiện hoạt động làm đại lý và làm thủ tục hải quan.
- Thứ hai: Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay bản sao giấy chứng nhận đầu tư của doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.
- Thứ ba: Hồ sơ đề nghị cấp mã nhân viên đại lý gồm những loại giấy tờ sau:
+ 01 Bản chính đơn đề nghị cung cấp mã số nhân viên của đại lý để làm thủ tục hải quan theo mẫu.
+ 01 Bản chụp rõ bằng tốt nghiệp đại học, bằng tốt nghiệp cao đẳng thuộc những chuyên ngành luật, kinh tế, kỹ thuật.
+ 01 Bản chụp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan. Những trường hợp chứng chỉ đã quá thời hạn thì các chủ thể cần phải có bản nộp bổ sung giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo bổ sung những kiến thức pháp luật hải quan được cung cấp trong vòng ba năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
+ 01 Bản chụp chứng minh nhân dân hoặc bản chụp căn cước công dân trong trường hợp cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa đến thời hạn đưa vào thịnh hành.
+ 01 Ảnh chụp màu cỡ 2*3 cm được chụp cách thời gian nộp hồ sơ 6 tháng.
Trước khi nộp hồ sơ cần phải lưu ý đối với những chứng từ, bản chụp bắt buộc được người đại diện theo pháp luật của đại lý làm thủ tục ký tên và đã được đóng dấu xác nhận do những cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
- Thứ tư: Những giấy tờ, tài liệu về các chứng từ do Giám đốc đại lý làm thủ tục hải quan đóng dấu, ký tên xác nhận về đăng ký hải quan.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Quy trình làm đại lý khai thuê hải quan
Quy trình làm đại lý khai thuê hải quan phải qua những bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ hàng hóa
Tại bước này, có nhiều loại chứng từ bạn phải làm theo quy chuẩn đã được quy định như hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói hàng hóa, chứng từ xuất xứ sản phẩm, chứng nhận đơn vận và chất lượng…
Trong đó có nhiều thông tin, chứng từ phải do bên cung cấp thể nên ngay khi đã có bản mềm các bạn phải kiểm tra cẩn thận, hợp lệ của tất cả giấy tờ trước khi yêu cầu gửi bên bán gửi bản cứng và thực hiện nộp cho hải quan.
- Bước 2: Chuẩn bị đăng ký và chữ ký số với Tổng cục hải quan
Hầu hết những doanh nghiệp hiện nay đều sẽ dùng chữ ký số để thực hiện khai thuế. Bạn phải thực hiện đăng ký chữ ký với số đó với bên Tổng cục hải quan để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử, công việc này bạn có thể tự làm hay thuê dịch vụ khai báo hải quan.
Nếu so sánh giữa việc thuê dịch vụ hải quan, chủ cửa hàng tự làm hay nhờ bên đơn vị cung cấp cấp chữ ký thì bên công ty bán chữ ký số sẽ thao tác nhanh hơn cả, bởi bên công ty bán chữ ký họ làm việc thường xuyên với cơ quan hải quan.
- Bước 3: Thực hiện khai báo thông tin với phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Đến với bước này, bạn phải khai báo hải quan điện tử trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Bạn có thể sử dụng những phần mềm được cung cấp bởi những đơn vị đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.
- Bước 4: Thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Với những mặt hàng xuất khẩu thì cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương và những thỏa thuận giữa người bán và người mua để thực hiện thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp, đây không phải điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.
Với những mặt hàng xuất khẩu thì những mặt hàng cụ thể sẽ phải căn cứ vào quy định hiện hành, hải quan sẽ quyết định phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Vậy nên, bạn cần tìm hiểu về danh mục hàng xuất khẩu tránh tình trạng phát sinh chi phí và những rủi ro.
- Bước 5: Khai và truyền tờ khai cho hải quan
Bạn cần phải sử dụng phần mềm khai hải quan bạn đã cài đặt khi thực hiện bước này. Để sử dụng bạn cần nhập chính xác và đầy đủ những thông tin, số liệu cơ bản của lô hàng vào tờ khai hải quan. Bạn cần nên tham khảo để biết thêm cách thức thực hiện theo văn bản hướng dẫn công khai của của cục hải quan.
Khi thông tin đã được khai đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số. Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống phân luồng tự động: luồng xanh (hệ thống đã thông quan chỉ cần nộp thuế và đến hải quan giám sát thực hiện nốt thủ tục hải quan là xong), luồng đỏ (hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa), luồng vàng( hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy).
- Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Lệnh giao hàng là chứng từ mà bên công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) đã phát hành ra để chỉ thị cho các đơn vị lưu giữ hàng (kho, cảng) giao hàng cho bên chủ cửa hàng.
- Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, các chứng từ doanh nghiệp cần có những chuẩn bị khác nhau tùy theo luồng tờ khai.
Với tờ khai luồng xanh bạn chỉ cần in từ phần mềm và tờ mã vạch lấy từ website doanh nghiệp của Tổng cục hải quan, tiếp đó đem đến bộ phận hải quan giám sát để làm nốt thủ tục kê khai. Thủ tục kê khai luồng đỏ chuẩn bị những giấy tờ giống như tờ khai luồng vàng.
Thủ tục luồng vàng hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu bao gồm giấy giới thiệu thông tin của công ty, tờ khai hải quan 01 bản in từ phần mềm, vận đơn, 01 bản chụp hóa đơn thương mại, 02 bản chụp hóa đơn cước vận chuyển quốc tế, 01 bản gốc có dấu xác nhận chuyên ngành giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành, 01 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có).
Bước 8: Nộp thuế và hoàn thành thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu
Nộp thuế là nghĩa vụ của mỗi cửa hàng, đại lý phải thực hiện ngay sau khi truyền tờ khai hay sau khi tờ khai đã được thông quan. Nộp thuế phải được thực hiện trước khi thông quan. Đây là bước cuối cùng để hoàn thành thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Quy định về đại lý hải quan
Trên thực tế, đại lý thực hiện thủ tục hải quan cần phải ký kết hợp đồng đại lý với chủ cửa hàng xuất nhập khẩu, những người được cấp mã nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan cần phải thực hiện khai và thực hiện làm thủ tục hải quan dựa trên cơ sở hợp đồng đại lý làm thủ tục hải quan đã được ký kết với chủ kiện hàng trước đó.
Các đại lý làm thủ tục hải quan chỉ cần xuất trình hợp đồng đại lý cho cơ quan hải quan trong khi xác định hành vi vi phạm pháp luật hải quan.
Giám đốc đại lý hay những người được giám đốc ủy quyền theo quy định của pháp luật được phép thực hiện việc ký tên, đóng dấu trên tờ khai hải quan và những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong khi thực hiện các công việc theo thỏa thuận giữa hai bên trước đó.
Đại lý hải quan hoạt động giữa trên hợp đồng ủy quyền cùng với chủ cửa hàng xuất khẩu và bắt buộc phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong phạm vi đã được ủy quyền.
Theo bản chất, đại lý hải quan là đại lý hoạt động dựa trên hợp đồng đã được ủy quyền với chủ cửa hàng xuất nhập khẩu và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm sau đây:
- Đại lý hải quan cần phải có trách nhiệm phải quản lý, bắt buộc sử dụng mã số nhân viên đại lý hải quan để bắt đầu tiến hành các công việc khai báo.
- Đại lý hải quan cần phải có trách nhiệm làm thủ tục hải tại cơ quan hải quan trong phạm vi được chủ cửa hàng ủy quyền.
- Đại lý hải quan cần phải chịu trách nhiệm về việc giới thiệu và đề nghị Tổng cục Hải Quan để cấp mã nhân viên đại lý đáp ứng được đầy đủ những điều kiện.
- Đại lý làm thủ tục hải quan cần phải thông báo cho Tổng cục Hải Quan để thực hiện thu hồi mã số nhân viên của đại lý với những trường hợp theo pháp luật.
Đại lý làm thủ tục hải quan bắt buộc là những doanh nghiệp đáp ứng được đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và phải thay mặt những người có hàng hóa xuất nhập khẩu thực hiện việc nộp, khai hải quan và xuất trình bộ hồ sơ hải quan có liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu theo quy định và thực hiện toàn bộ một phần công việc có liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết với chủ cửa hàng. Trong đó, bao gồm những công việc cụ thể sau đây:
- Đại lý hải quan cần phải xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Đại lý hải quan phải thực hiện việc vận chuyển, làm thủ tục hải quan đưa vào và đưa ra khu vực giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu.
- Đại lý hải quan cũng phải cung cấp dịch vụ tư vấn về quản lý thuế và thủ tục hải quan cho chủ cửa hàng.
- Đại lý hải quan cần nộp các khoản phí, thuế, lệ phí và những khoản khác theo quy định của pháp luật có liên quan đến những mặt hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đại lý hải quan phải thực hiện thủ tục miễn thuế, xem xét miễn thuế, hoàn thuế, xem xét hoàn thuế, giảm thuế, xem xét giảm thuế và không thu thuế với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Đại lý hải quan cần thực hiện những quyết định xử phạt hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan hải quan.
- Đại lý hải quan cần thực hiện thủ tục hành chính khác với cơ quan hải quan.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Điểm khác nhau giữa đại lý và người khai thuê hải quan
Mặc dù đều là những đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, thế nhưng giữa những người khai thuê hải quan và những đại lý hải quan có sự khác nhau cơ bản như sau:
- Đại lý làm thủ tục hải quan sẽ phải đứng tên trên tờ khai mang vai trò đại lý. Đại lý dùng chữ ký và con dấu pháp nhân của mình để thực hiện làm tờ khai với khách hàng theo yêu cầu họ đứng trên tờ khai. Đại lý không cần đứng tên trên tờ khai, họ chỉ cần dùng token đại lý của mình để truyền tờ khai mà khách hàng đứng tên, khách hàng sẽ không cần phải dùng token của mình. Thế nhưng, đại lý vẫn sẽ dùng giấy tờ của khách hàng để đóng dấu.
- Người khai thuê: đại lý khai thuê hải quan cần phải lên tờ khai bằng phần mềm của họ rồi mới dùng token của khách hàng để thực hiện ký tờ khai và dùng giấy giới thiệu của khách hàng để thực hiện thủ tục hải quan. Người khai thuê sẽ không xuất hiện trên bất cứ một chứng từ liên quan nào trong bộ hồ sơ. Với cơ quan hải quan, người khai thuê chính là người thuộc chủ cửa hàng.
- Về trách nhiệm, đại lý hải quan phải chịu trách nhiệm cao hơn vì họ là người đóng dấu trên tờ khai. Bản thân những doanh nghiệp này cũng sẽ được cơ quan hải quan đánh giá năng lực dựa trên tờ khai ngành mà doanh nghiệp đã hoàn thành.
- Đại lý hải quan phải có nhân viên được đào tạo và đã được Tổng cục Hải Quan đã công nhận.
- Người khai thuê có thể là bất cứ ai, chỉ cần có một chút nghiệp vụ và đã được chủ cửa hàng thuê là đã có thể làm dịch vụ.
[RH_ELEMENTOR id=”1696″]
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ những thông tin đại lý làm thủ tục hải quan. Mong rằng những chia sẻ này hữu ích và có thể giúp các bạn có thêm những kiến thức mới.
Một số dịch vụ liên quan
Thủ tục nhập khẩu máy triệt lông
Thủ tục nhập khẩu máy tính bảng
Thủ tục nhập khẩu máy thổi khí
Thủ tục nhập khẩu máy sấy công nghiệp
Thủ tục nhập khẩu máy phát điện cũ
Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới
Thủ tục nhập khẩu máy khoan cầm tay
Thủ tục nhập khẩu máy in nhiệt
Thủ tục nhập khẩu máy in mã vạch