Kho CFS là gì ? Quy trình nhận và xuất hàng tại kho cfs

Kho CFS là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chuyên xuất nhập khẩu hàng lẻ (LCL). Kho CFS có vai trò đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng LCL, tất cả quá trình thu gom, xử lý đơn hàng lẻ sẽ được diễn ra trong kho CFS.

Đối với một lô hàng hàng nhập tại kho CFS bao gồm nhiều quy trình khác nhau. Mỗi quy trình sẽ cần một loại giấy tờ riêng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Kho CFS là gì? Quy trình nhận và xuất hàng tại kho CFS cho hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu.

Kho CFS là gì ?

CFS trong tiếng Anh là viết tắt của cụm từ Container Freight Station.

CFS trong xuất nhập khẩu là gì ?

Tại Việt Nam, CFS được hiểu một cách đơn giản là điểm giao hàng lẻ (LCL). Hiểu một cách thông dụng, kho CFS là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ, hay còn gọi là hàng LCL (Less than container load). Tại kho này dùng chứa hàng lẻ sẽ có bộ phận công vụ hỗ trợ tập kết hàng, bảo quản sẽ thu phí vận hành gọi là phí CFS.

Cfs là phí gì ?

Phí CFS là chi phí được hải quan tại cảng thu cho các hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa từ cảng và kho CFS. Hàng hoá này bao gồm hàng lẻ, hàng nhập khẩu chưa được làm thủ tục và hàng xuất nhưng cần phải kiểm tra. Quy trình thu phí sẽ diễn ra như sau: Nhân viên tại cảng sẽ thu phí CFS sẽ thu trực tiếp từ forwarder

Vai trò của kho CFS

Vai trò chính trong của kho CFS, bao gồm:

Đóng gói, đóng gói lại, sắp xếp, sắp xếp lại hàng hóa chờ xuất khẩu. Nhận hàng quá cảnh, hàng trung chuyển được đưa vào các địa điểm thu gom hàng lẻ trong cảng để chia tách, đóng ghép chung container xuất khẩu hoặc đóng ghép chung với hàng xuất khẩu của Việt Nam.

Quy trình khai thác hàng xuất tại kho CFS

Hỗ trợ chủ hàng, bên vận tải chia tách lô hàng nhập khẩu chờ làm thủ tục hải quang hoặc đóng ghép container xuất sang các nước thứ 3.

Thay đổi quyền sở hữu hàng hóa trong thời gian lưu trữ.

Bước 1: Xác nhận đặt hàng

Đối với mỗi một lô hàng hóa LCL khi được đưa vào kho CFS thì cần phải xác nhận được các thông tin cơ bản cần thiết sau:

Thông tin chủ hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu chủ hàng là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân).

Số điện thoại của người giao dịch
Tên của cảng dỡ hàng hóa và nơi chủ hàng muốn giao hàng
Tổng số lô hàng lẻ của mình cùng với số lượng của từng loại kiện hàng (có thể mang tính chất hàng khác nhau), tính chất của loại hàng hóa (có phải hàng dễ vỡ hay không?).
Đơn đặt hàng và mã của từng loại hàng hóa.
Tên tàu vận chuyển của hãng tàu nào đó cùng với số vận chuyển.
Thời gian bắt đầu xếp hàng hóa lên container để vận chuyển lên tàu.
Thời gian tàu nhổ neo và khoảng thời gian tàu bắt đầu khởi hành.

Bước 2: Tiến hành liên hệ với chủ hàng

Đơn vị gom hàng lẻ sẽ liên hệ với chủ hàng hóa về khoảng thời gian mà hàng về kho CFS nhằm chuẩn bị tâm thế cho việc nhận hàng hóa tại kho và tiến hành khai thác số lượng hàng lẻ LCL của chủ hàng.

Bước 3: Giao hàng hóa

Chủ hàng giao hàng đến CFS chậm nhất theo thời gian cắt hàng theo thoả thuận. Kho CFS sẽ kiểm tra hàng cẩn thận trước khi nhận hàng. Nếu có các trường hợp sau thì phải có sự đồng ý của Bên thuê kho thì CFS mới được nhận (phải chụp ảnh hiện trạng hàng hoá)

Không được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.

Bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt…).

Thiếu mã hiệu, mã số,…(so với trong booking).

Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.

Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 giờ chiều thứ 7) hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS chỉ được nhận khi đã có bản ” Yêu cầu nhận hàng muộn” của bên thuê kho và đồng ý tiếp nhận của CFS. CFS sẽ nhận hàng vào và xếp phân loại theo mác mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc… theo hướng dẫn của Bên thuê kho là đại diện của chủ hàng. Lập bảng kê hàng hoá (theo chủng loại mẫu mã hàng).

CFS sẽ thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ giao nhận phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng. Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ sơ hải quan khi giao hàng. Nếu nhiều lô hàng được dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lô hàng phải hoãn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lô hàng khác vào container để xuất hoặc hoãn lại việc đóng cả container.

Bước 4: Đóng hàng hóa

Phía bên đại diện của chủ hàng tức bên thuê kho sẽ gửi bản hướng dẫn cách đóng hàng hóa cho CFS trước một ngày.

Bên CFS cần phải đảm bảo được năng lực, các phương tiện liên quan và đảm bảo cả nguồn nhân lực đóng hàng để kịp xuất kho đưa lên tàu vận chuyển.

Phía CFS cũng cần phải phối hợp nhịp nhàng với cơ quan hải quan và nếu cần thiết thì phải phối hợp với cả người giám sát của bên thuê kho CFS.

Bước 5: CFS chuẩn bị vỏ container rỗng để đóng hàng

Đại diện của chủ hàng (tức là bên thuê kho) cần phải đảm bảo rằng hãng tàu có thể bố trí được vỏ container rỗng tại kho CFS để thuận lợi trong việc đóng hàng theo đúng lịch trình đã dự kiến từ trước. Đồng thời phía bên CFS sẽ tuân thủ chặt chẽ theo hướng dẫn đóng hàng của bên thuê kho về hãng tàu và bãi container (container yard – CY) để tiến hành hạ hàng.

Phía bên CFS sẽ phối hợp với hãng tàu để có thể đảm bảo có đủ vỏ container rỗng sẵn có và luôn ở trong trạng thái tốt nhất (đảm bảo chất lượng) để có thể đóng hàng.

Bên thuê kho có thể sẽ có những yêu cầu với CFS vận chuyển container từ một bãi container (CY) khác về để tiến hành đóng hàng. Nội dung cần có trong văn bản yêu cầu như sau: Số lượng vỏ container rỗng (loại container, kích thước vỏ container); chủ của vỏ container; Địa điểm nâng hoặc hạ vỏ container (Bên thuê kho sẽ phải chịu các khoản chi phí vận chuyển nâng hoặc hạ vỏ container này cho CFS).

Bước 6: Cơ quan hải quan kiểm hóa

Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá và giao nộp hồ sơ HQ hoàn chỉnh cho CFS khi giao hàng.

Nếu hồ sơ HQ kiểm hoá không được giao cho CFS theo đúng thời gian quy định, CFS sẽ không chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hoá đóng ghép cho cont cũng như việc đưa cont ra tàu. Trong trường hợp này CFS phải thông báo cho bên thuê kho để book hàng đi tàu khác.

CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hoá cho việc đóng ghép hàng xuất. Phí kiểm hoá đã bao gồm trong phí CFS miễn là mọi giấy tờ HQ đã giao nộp kịp thời. Nếu giấy tờ hải quan chưa đủ việc kiểm hoá đóng ghép sẽ phát sinh thêm chi phí hoặc không thể hiện được do vi phạm quy trình quản lý của Hải quan.

CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder.

Bước 7: Tiến hành giám sát

Về phía CFS sẽ phải chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát các công đoạn như việc nhận hàng, lưu hàng vào trong kho, đóng hàng vào trong các container rỗng và xuất container ra tàu theo các chỉ dẫn của bên thuê kho.

CFS bố trí ít nhất một giao nhận để có thể nhận hàng vào kho và ít nhất là hai giao nhận khi mà đóng hàng từ kho vào trong container: một ở cửa kho và một ở cửa container (chuyển giao hàng vào hoặc ra).

Thông thường nếu chủ hàng có đơn hàng lẻ sẽ thuê dịch vụ của các đơn vị Logistics để họ làm các thủ tục ghép hàng tại kho CFS. Việc này sẽ giảm bớt công việc và chi phí của chủ hàng, thậm chí mức phí còn rẻ hơn nhiều so với việc tự làm.

Xem thêm: dịch vụ vận chuyển tại Top One Logistics

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

– 02 giấy uỷ quyền của bên thuê kho cho CFS.
– 01 master bill of lading.
– 01 bộ manifest.
Việc nhận và kiểm tra hồ sơ chặt chẽ ngay khi bên thuê kho bàn giao để tránh tình trạng vướng mắc thủ tục hải quan và tồn đọng tại Cảng.

2. Làm thủ tục hải quan khai thác hàng CFS

Bên CFS liên lạc với các hãng tàu về thời gian tàu cập cảng.
– Với bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ, hợp lệ thì thời gian chậm nhất trong vòng một ngày, bên CFS lấy container hàng nhập từ Cảng về để khai thác hàng.
(Bên thuê kho cần phải thông báo kế hoạch và cung cấp chứng từ đầy đủ trước cho bên CFS để tránh tồn đọng hàng tại Cảng nếu vào ngày nghỉ, ngày lễ, tết……)
– Bên CFS phải thực hiện đồng thời các công việc khác như:

+ Thông báo thời gian khai thác cho bên thuê kho

+ Mời cơ quan giám định

+ Bàn giao chứng từ và đăng kí thời gian khai thác với Hải quan, kho bãi để kết hợp
các bên liên quan đảm bảo khai thác nhanh nhất ngay sau khi đưa container hàng từ Cảng về cửa kho CFS….

3. Giao nhận hàng từ cảng về kho

Bên CFS phải kiểm tra chặt chẽ số container, số chì và tình trạng kỹ thuật của container (bẹp méo, thủng, rách, rò rỉ nước, chất lỏng, …..) trước khi lấy container hàng ra khỏi Cảng. Nếu có các trường hợp sau thì bên CFS phải thông báo cho bên thuê kho và phải có sự đồng ý của bên thuê kho thì bên CFS mới được nhận:

+ Container hàng phát hiện bị sai số container, số chì

+ Container hàng trong tình trạng thủng, rách, biến dạng

+ Hàng hóa trong container có biểu hiện tổn thất ra bên ngoài như rò rỉ nước, chất lỏng ….

– Đồng thời bên CFS phải yêu cầu cảng cung cấp và bàn giao tất cả các chứng từ, hàng hoá có liên quan giữa cảng với chủ tàu và gửi nội dung đó cho bên thuê kho thông qua bản fax hoặc các phương tiện thông tin liên lạc khác.
– Bên CFS sẽ thực hiện nhận container tại cảng và khai thác hàng hoá có tổn thất về kẹp chì, sai số, hư hỏng tình trạng kỹ thuật của container, có biểu hiện tổn thất hàng hoá… trên cơ sở nhận được biên bản hàng vỡ của Cảng và yêu cầu bằng văn bản của bên thuê kho dưới sự giám sát của cơ quan giám định và hải quan kho bãi.
– Bên CFS sẽ không chịu trách nhiệm đến việc lưu kho bãi, đọng container phát sinh nếu không do lỗi của bên CFS.

4. Đưa hàng vào kho

– Bên CFS bố trí và kết hợp thời gian hợp lý để việc bàn giao chứng từ và khai thác hàng hoá ngay sau khi đưa container hàng từ cảng về đảm bảo có đủ đại diện các cơ quan liên quan:

+ Giám định

+ Hải quan kho

+ Đại diện bên thuê kho nếu bên thuê kho yêu cầu.

CFS và các bên liên quan đến việc khai thác hàng vào kho phải kiểm tra lại số container, số chì, tình trạng kỹ thuật container trước khi phá chì container.

Trong quá trình khai thác nếu tình trạng hàng hoá không nguyên đai, kiện có dấu hiệu tổn thất hàng hoá hoặc đã tổn thất thì bên CFS phải ngay lập tức dừng lại việc khai thác, thông báo cho bên thuê kho và tiến hành chụp ảnh những lô hàng trên.

CFS kết hợp với bên thuê kho, giám định, Hải quan giám sát kho, thống nhất nguyên tắc xác định tổn thất hàng hoá và lưu kho, bảo quản tiếp theo để xác định chính xác tình trạng số lượng hàng hoá tại thời điểm khai thác và không gây tổn thất phát sinh trong quá trình lưu kho, bảo quản tiếp theo.

Bên CFS, Hải quan kho bãi và giám định viên cùng nhau thống nhất số lượng và tình trạng hàng hoá để lập biên bản và lên chứng thư giám định.

Bên CFS tổ chức xuất hàng, nhập hàng căn cứ vào lệnh của bên thuê kho theo các nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu ra vào kho CFS và Pháp luật hiện hành.

CFS thu các khoản phí trên cơ sở căn cứ vào hợp đồng với bên thuê kho.

CFS kết hợp với Hải quan kho bãi quản lý xuất nhập hàng hoá ra vào kho CFS theo quy chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu chung chờ hoàn thành thủ tục hải quan.

5. Báo cáo

Nếu hàng hoá bình thường:

+ Đúng số lượng

+ Nguyên đai

+ Nguyên kiện

Thì bên thuê CFS sẽ gửi báo cáo cho bên thuê kho, ngay sau khi hàng hoá khai thác được đưa vào kho.

Đối với container hàng bị sai:

+ Số container

+ Số chì

+ Tổn thất tình trạng kỹ thuật, hoặc có dấu hiệu tổn thất hàng hoá

==> Thì trước hết phải báo cáo với bên thuê kho, sau đó tập hợp các chứng từ và biên bản giữa cảng với chủ tàu đồng thời phải có yêu cầu bằng văn bản của bên thuê kho trước khi tiếp nhận hàng và đưa ra khỏi cảng.

Đối với container hàng có tình trạng tổn thất trong quá trình khai thác thì bên CFS lập tức dừng việc khai thác lại, thông báo cho bên thuê kho và cùng các cơ quan liên quan thiết lập biên bản xác định thực tế tình trạng, số lượng hàng hoá.

Bên CFS phải báo cáo sản lượng hàng tuần, hàng tháng theo yêu cầu và biểu mẫu của bên thuê kho và cung cấp chứng từ bằng cả tiếng Anh, tiếng Việt đối với container có hàng hóa không nguyên đai hoặc có dấu hiệu
tổn thất, hoặc đã tổn thất hoặc số lượng hàng không đúng với manifest.

Kho CFS thường chứa các loại hàng nào ?

Loại hàng hóa mà kho CFS nhận lưu giữ tương đối đa dạng nhưng trong đó không được phép lưu giữ những mặt hàng nhái, hàng giả, hàng cấm và các mặt hàng không phù hợp với tiêu chí mà Pháp luật Việt Nam đề ra. Kho CFS có thể lưu giữ những mặt hàng như: Hàng xuất, nhập khẩu chưa làm Thủ tục hải quan.