Tờ khai hải quan là gì? Chắc hẳn, với những ai đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì chắc chắn đã không còn quá xa lạ gì với tờ khai hải quan rồi đúng không nào. Tuy nhiên, với những ai chưa có kinh nghiệm trong mảng này, thì chắc hẳn cũng sẽ đặt ra rất nhiều câu hỏi và những vấn đề liên quan tới tờ khai hải quan.
Vậy thì ngay bài viết dưới đây, chúng ta sẽ giải đáp cho bạn những thông tin chi tiết về tờ khai hải quan trong xuất nhập khẩu nhé.
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan (còn có tên gọi Tiếng Anh custom declaration) là một loại văn bản mà do chủ hàng hay chủ phương tiện kê khai đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của cơ quan hải quan về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Khi một doanh nghiệp nào đó có nhu cầu xuất nhập khẩu các lô hàng của mình thì bắt buộc phải điền vào tờ khai hải quan.
Có những mẫu tờ khai hải quan nào?
Trong nhiều năm trở về đây, tờ khai hải quan cũng đã có những sự thay đổi nhất định. Kể từ tháng 4 năm 2014 trở về trước, các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu phải sử dụng tờ khai hải quan điện tử đã được in theo mẫu trực tiếp từ phần mềm của hải quan.
Còn thời điểm hiện nay, việc khai báo hải quan sẽ được điền thông qua phần mềm VNACCS. Tờ khai hải quan đã có mẫu mới và sau đó các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ làm theo mẫu tờ khai này.
Tuy nhiên, trong thời gian hiện nay, một số chi cục hải quan vẫn đang còn sử dụng phương pháp cũ đối với tờ khai phi mậu dịch. Vì vậy, người đại diện của doanh nghiệp đi khai hải quan thì phải mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan. Tiếp theo đó, đối với những ô có liên quan thì cần điền sẽ phải điền bằng tay.
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan
Nội dung của tờ khai hải quan
Đối với một tờ khai hải quan sẽ bao gồm có rất nhiều mục. Tuy nhiên, nội dung cơ bản và quan trọng nhất của tờ khai hải quan sẽ nằm ở phần giữa của tờ khai. Ở đây, doanh nghiệp sẽ thấy được tham số chiếu, số tờ khai đăng ký của bên đơn vị bưu cục hải quan và ngày giờ gửi rõ ràng chi tiết.
Và ở góc bên phải của tờ khai, doanh nghiệp sẽ quan sát thấy có 2 phần rõ ràng: phần A sẽ dùng áp dụng cho người kê khai hải quan và tính thuế và phần B sẽ áp dụng cho bên đơn vị chi cục hải quan.
Ngày nay, khi sử dụng phần mềm VNACCS, người khai sẽ sử dụng tờ khai điện tử để kê khai hàng hoá. Hay còn được nói cách khác là việc kê khai thông tin về lô hàng sẽ được in trực tiếp từ phần mềm của chi cục hải quan.
Tờ khai hàng phi mậu dịch theo kiểu truyền thống thì vẫn được sử dụng bình thường và vẫn còn hiệu lực. Tuy nhiên theo cách này thì khá mất thời gian và không tiện lợi mà cũng không còn phổ biến như trước nữa.
Theo quy định hiện hành, tờ khai hải quan thì bắt buộc phải là khổ giấy A4 có màu trắng và tuyệt đối không được sử dụng giấy màu.
Lưu ý, tờ khai hải quan khi xuất khẩu sẽ có những điều khác biệt nhất định so với tờ khai nhập khẩu. Vậy nên, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ điều này để tránh tình trạng nhầm lẫn trong suốt quá trình sử dụng.
Mẫu tờ khai hải quan
Download tờ khai hải quan điện tử
Trong lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là khâu vô cùng quan trọng. Trong mỗi cuộc giao dịch xuất và nhập khẩu đều cần phải khai báo hải quan. Ngày nay, việc khai báo hải quan đã được thực hiện trên phần mềm điện tử.
Dưới đây là link truy cập tờ khai báo điện tử, khách hàng muốn download thì có thể click và link sau:
Cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan
Việc kê khai hải quan hàng hoá xuất nhập khẩu thì doanh nghiệp phải đảm bảo được sự chính xác tuyệt đối. Chính vì thế, nên những người tiến hành khai báo bắt buộc phải nắm thật kỹ các cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan. Những quy định về cách ghi tiêu thức đã được hướng dẫn rõ trong nội dung Thông tư số 15/2012/TT-BTC, banh hành ngày 08/02/2012. Cụ thể nội dung Thông tư như sau:
Đối với người khai hải quan và tính thuế
– Ô số 1: Đối với ô số đầu tiên, người tiến hành khai hải quan sẽ có trách nhiệm phải ghi đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax và cùng mã số thuế của thương nhân xuất khẩu. Những thông tin này bắt buộc phải trùng khớp với thông tin trên hợp đồng mua bán.
– Ô số 2: Người khai hải quan sẽ có trách nhiệm ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số fax và số điện thoại của thương nhân nhập khẩu.
– Ô số 3: Người khai hải quan có nhiệm vụ ghi đầy đủ các thông tin như tên, số fax, số điện thoại và mã số thuế của thương nhân uỷ thác cho người xuất khẩu hoặc là của người được uỷ quyền khai báo báo hải quan.
– Ô số 4: Người khai hải quan sẽ ghi đầy đủ thông tin chi tiết về địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đại lý hải quan. Kèm theo số hợp đồng của đại lý hải quan.
– Ô số 5: Người khai hải quan bắt buộc phải chọn cho đúng chính xác mã loại hình trong hệ thống. Còn nếu như khai theo phương pháp thủ công, thì người khai sẽ phải ghi bằng tay mã của loại hình đó.
– Ô số 6: Người khai cần phải ghi số, ngày, tháng và năm của giấy phép và ngày, tháng, năm khi giấy phép hết hạn .
– Ô số 7: Người khai sẽ ghi số ngày, tháng, năm ký vào giấy hợp đồng và ngày, tháng, năm hết hạn của hợp đồng.
– Ô số 8: Người kê khai sẽ ghi số, ngày, tháng, năm của hoá đơn thương mại của lô hàng.
– Ô số 9: Ghi rõ ràng cảng, địa điểm giao và nhận hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
– Ô số 10: Người kê khai phải ghi rõ tên nước và vùng lãnh thổ là điểm đến của hàng hoá.
– Ô số 11: Người khai ghi rõ các điều kiện giao hàng mà 2 bên đã thoả thuận ban đầu.
– Ô số 12: Người khai sẽ ghi rõ ràng cách thức thanh toán đã được nói rõ trong hợp đồng thương mại.
– Ô số 13: Sau đó sẽ ghi rõ loại tiền tệ để thanh toán.
– Ô số 14: Người kê khai sẽ ghi rõ giá trị tiền tệ để tiến hành nghĩa vụ đóng thuế.
– Ô số 15: Sẽ ghi rõ tên hàng và quy cách phẩm chất của lô hàng phải trùng lặp với nội dung trên hợp đồng thương mại.
– Ô số 16: Ghi rõ mã số của hàng hoá đã được phân loại theo Biểu thuế xuất nhập khẩu được quy định trong Bộ Tài Chính.
– Ô số 17: Người khai sẽ ghi rõ xuất xứ của nơi lô hàng được sản xuất.
– Ô số 18: Tiếp đó sẽ ghi rõ số lượng và trọng lượng của lô hàng đó.
– Ô số 19: Người khai sẽ điền rõ ràng đơn vị tính trên từng mặt hàng.
– Ô số 20: Người khai cần phải ghi rõ giá của một đơn vị hàng hoá bằng loại tiền tệ đã được thống nhất ở ô số 13.
– Ô số 21: Người khai sẽ ghi rõ giá trị nguyên tệ của từng mặt hàng xuất khẩu.
– Ô số 22: Người kê khai hải quan sẽ phải ghi rõ ràng số thuế xuất khẩu phải đóng theo từng loại mặt hàng.
– Ô số 23: Sẽ ghi rõ các trị giá tính cần phải thu khác.
– Ô số 24: Người khai hải quan sẽ ghi rõ tổng số tiền thuế xuất khẩu, cần ghi rõ ràng, chi tiết bằng số và bằng chữ.
– Ô số 25: Cần phải ghi rõ số trọng lượng hàng hóa trong container.
– Ô số 26: Liệt kê tất cả các chứng từ đi kèm.
– Ô số 27: Người kê khai sẽ ghi rõ ngày, tháng, năm khai báo. Sau đó sẽ ký và đồng thời sẽ phải ghi rõ họ tên.
Mẫu tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)
Đối với cơ quan hải quan
– Ô số 28:
+ Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục đối với cơ quan hải quan: Sẽ được hệ thống tự động đưa ra khi công chức tiếp nhận, và sau đó sẽ đăng ký tờ khai, cập nhật đầy đủ các thông tin về lô hàng vào hệ thống.
+ Đối với trường hợp làm thủ tục hải quan được thực hiện thủ công thì công chức tiếp nhận sẽ ghi lại kết quả từ hệ thống lên tờ khai hàng hoá xuất khẩu.
– Ô số 29: Ghi chép khác: Dành cho công chức hải quan ở các khâu nghiệp vụ sẽ ghi chép lại những nội dung cần thiết mà không thể ghi được ở những nơi như: số biên bản, số quyết định xử phạt, xử lý ….
– Ô số 30: Xác nhận là đã thông quan: Công chức được phân công xác nhận trên hệ thống hoặc ở trên tờ khai do doanh nghiệp in.
– Ô số 31: Xác nhận của hải quan giám sát: Phần ghi chép của công chức hải quan sẽ luôn giám sát hàng hoá xuất khẩu.
Cách khai tờ khai hải quan
Xem thêm: dịch vụ vận chuyển tại Top One Logistics
Trường hợp nào doanh nghiệp cần hủy tờ khai hải quan?
Theo như thông tư 56/2019/TT-BTC sẽ có hiệu lực từ ngày 15/10/2019 hướng dẫn chi tiết về các trường hợp mà doanh nghiệp cần hủy tờ khai hải quan như sau:
– Hết thời hạn trong 15 ngày kể từ ngày bắt đầu đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu mà không có hàng hóa đến cửa khẩu nhập.
– Trong khi hết thời hạn trong vòng 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, thì hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế nhưng chưa đưa hàng hóa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất.
– Hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, hàng hóa phải được kiểm tra hồ sơ nhưng người khai hải quan chưa nộp hồ sơ hải quan hoặc là đã hoàn thành thủ tục hải quan nhưng hàng hóa chưa được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất.
– Hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, hàng hóa phải được kiểm tra thực tế nhưng người khai hải quan chưa nộp hồ sơ và xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra.
– Tờ khai hải quan đã được đăng ký, hàng hóa thuộc diện phải có đầy đủ giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành nhưng lại không có giấy phép ngay tại thời điểm đăng ký làm tờ khai.
– Tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng chưa được thông quan do hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố, và tờ khai hải quan giấy thay thế đã được thông quan hoặc giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản.
– Tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng hàng hóa không đáp ứng được các quy định về quản lý, kiểm tra chuyên ngành và sau khi xử lý vi phạm với hình thức phạt bổ sung là buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy.
– Hủy tờ khai hải quan theo yêu cầu của người khai hải quan.
– Tờ khai hải quan xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, đã có hàng hóa đưa vào khu vực giám sát hải quan nhưng người khai hải quan đề nghị đưa trở lại nội địa để sửa chữa, tái chế.
– Tờ khai hải quan xuất khẩu tại chỗ đã thông quan hay giải phóng hàng nhưng người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu hủy giao dịch xuất khẩu và nhập khẩu.
– Ngoài các trường hợp quy định tại các điểm a.2, điểm a.3, điểm a.4, điểm d.1 và d.2 khoản này, tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan hoặc giải phóng hàng nhưng thực tế không xuất khẩu hàng hóa.
– Tờ khai hải quan nhưng người khai hải quan khai sai các chỉ tiêu thông tin quy định tại mục 3 Phụ lục II đã ban hành kèm Thông tư này. Trừ trường hợp là tờ khai hải quan nhập khẩu đã được thông quan hoặc giải phóng hàng và hàng hóa đã qua khu vực giám sát hải quan, hoặc là tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan hoặc giải phóng hàng và hàng hóa thực tế đã được xuất khẩu.
Kiểm tra tờ khai hải quan
Trong khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (bao gồm: Tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan, tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng chưa được thông quan do hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố và tờ khai hải quan giấy thay thế đã được thông quan hoặc giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản, tờ khai hải quan đã đăng ký nhưng hàng hóa không đáp ứng được các quy định về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, sau khi xử lý vi phạm với hình thức phạt bổ sung là buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy, hủy tờ khai hải quan theo yêu cầu của người khai hải quan …).
– Khai nhiều tờ khai hải quan cho cùng một gói và kiện hàng hóa (khai trùng thông tin tờ khai).
– Gói, kiện hàng nhập khẩu đã khai tờ khai hải quan và hoàn thành thủ tục tiêu hủy tại Việt Nam theo quy định.
– Tờ khai hải quan được khai báo theo nhóm gói, kiện hàng không đúng theo quy định sau khi xử lý vi phạm.
– Tờ khai hải quan với trị giá thấp nhưng khai sai thông tin không được phép khai sửa đổi, bổ sung theo quy định.
– Trừ trường hợp đã được thông quan hoặc giải phóng hàng hóa và hàng hóa đã qua khu vực giám sát hoặc đã xuất khẩu.
– Người nhận hàng từ chối nhận gói, kiện hàng hóa nhập khẩu đã đăng ký tờ khai nhưng chưa được thông quan.
Cách tra cứu thông tin tờ khai hải quan
Để có thể tra cứu thông tin tờ khai hải quan điện tử, các doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:
– Bước 1: Người dùng sẽ bấm truy cập vào đường link dưới đây để vào trang chủ của Tổng cục hải quan Việt Nam tại đường link: https://www.customs.gov.vn/, tiếp theo đó sẽ bấm vào mục Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
– Bước 2: Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ click vào “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan” hoặc truy cập vào đường link: https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=135&cid=1197.
– Bước 3: Khi đến bước này, hệ thống sẽ yêu cầu quý người dùng điền đầy đủ các thông tin vào form có sẵn như: Số tờ khai, mã số doanh nghiệp và chứng minh thư của doanh nghiệp… Sau đó sẽ nhập mã Captcha.
– Bước 4: Sau khi đã điền hoàn thành các thông tin trên, người dùng sẽ click vào nút “Lấy thông tin”, và sau đó hệ thống sẽ hiện ra các thông tin liên quan đến hàng hóa của bạn và thời gian di chuyển, địa điểm hiện tại, số lượng kiện hàng và thời gian dự kiến hàng hóa sẽ đến nơi.
Và đặc biệt, sẽ hiện sự cập nhật lộ trình và thời gian cũng như các thông tin khác liên quan mỗi ngày (nếu có). Vậy nên, quý người dùng phải thường xuyên tra cứu mỗi ngày để theo dõi tiến độ vận chuyển của đơn hàng.
Chúng ta cũng có thể thấy rằng,dù người xuất khẩu hay nhập hàng từ nước ngoài về Việt Nam thì cũng đều có thể dễ dàng tra cứu mã vận đơn cũng như tra cứu tờ khai hải quan một cách nhanh chóng và dễ dàng, chính xác thông qua các website, các phương tiện điện tử tiện lợi.
Tra cứu tờ khai hải quan
Trên đây là những kiến thức cơ bản về tờ khai hải quan nhưng lại rất quan trọng khi làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu rất mong các doanh nghiệp lưu ý và tìm hiểu thật kỹ càng. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa trong kinh doanh của mình sẽ thuận lợi hơn.
Một số dịch vụ liên quan
Thủ tục xin giấy phép công bố sản phẩm
Surrender bill of lading là gì