1. VGM là gì ?
VGM (Verified Gross Mass) là quy định trong công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng (shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016.
VGM viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Verified Gross Mass. Chứng từ này được quy định trong SOLAS – Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention).
SOLAS (the Safety of Life at Sea convention): Công ước về an toàn sinh mạng con người trên biển có hiệu lực vào ngày 25/05/1980.
Tại Việt Nam, quy định này đã được Cục hàng hải Việt Nam cụ thể hóa trong Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH, trong đó giải thích rõ hơn VGM là gì và kèm theo mẫu VGM áp dụng cho hàng xuất khẩu từ Việt Nam.
Không chỉ riêng tại Việt Nam, việc đóng hàng quá tải so với tiêu chuẩn khai thác của Container và khai báo sai khối lượng Container thực thế của các chủ hàng từ trước đến nay vẫn đang tồn tại, nó là nguyên nhân chính của nhiều vụ tai nạn tại Cảng và cho tàu chở hàng, đe dọa đến tính mạng của những người lao động bến cảng cũng như thủy thủ tàu…
Nhằm mục đích tăng cường mức độ an toàn, Tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) đã sửa đổi quy định của công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng(shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, và quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016.
2. Tại sao hàng hoá xuất khẩu phải khai báo VGM ?
Nhằm mục đích tăng cường mức độ an toàn, Tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) đã sửa đổi quy định của công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng(shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, và quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016.
Hàng hóa xuất nhập khẩu, VGM (phiếu cân) và công ước SOLAS có liên quan gì đến nhau?
Hiểu một cách đơn giản, công ước SOLAS sẽ quy định mọi vấn đề liên quan đến sự an toàn trên tàu từ trang thiết bị đến sự sắp xếp hàng hóa trên tàu. Hàng hóa của bạn trước khi đưa lên tàu phải được xác định trọng lượng (thông qua phiếu cần VGM), để hãng tàu sắp xếp hàng hóa hợp lí, tránh việc xếp hàng bị chênh lệch giữa bên trái – phải, đầu tàu, thân tàu và đuôi tàu, dễ gây đắm tàu.
Nếu không biết trước trọng lượng hàng hóa trong container thì sẽ khó kiểm soát được trọng lượng hàng hóa trên tàu. Vì vậy phiếu cân VGM có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất khẩu.
Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM của một container chứa hàng hóa là của người gửi hàng (shipper) trên vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading)
Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hay tại cảng theo đúng quy định của SOLAS. Thời hạn trình VGM theo quy định trên booking. Trong trường hợp VGM vượt quá quy định thì container không được xếp lên tàu. Nếu chủ hàng không cung cấp VGM hoặc khai báo sai khối lượng container hàng hóa thì mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm.
3. VERIFIED GROSS MASS tính như thế nào?
- Phương pháp thứ nhất – Phương pháp cân: Sử dụng thiết bị cân tiêu chuẩn, người gửi hàng (shipper) hay bên thứ 3 ủy quyền bởi người gửi hàng phải cân container khi nó đã được đóng hàng và đóng seal.
- Phương pháp thứ hai – Phương pháp Tính toán: Người gửi hàng hoặc bên thứ 3 được ủy quyền cân tất cả kiện, hàng hóa, pallet, các vật liệu để chèn lót hàng hóa… Tổng giá trị trên và trọng lượng vỏ container sẽ là VGM. Tuy nhiên phương thức này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩm quyền.
4. Những thông tin cần cung cấp trong khai báo VGM
Thông tin bắt buộc khai báo VGM
– Ocean Carrier Booking Number / Số Booking vận tải biển của hãng tàu
– Container Number / Số container
– Verified Weight / Trọng lượng xác minh
– Unit of Measurement / Đơn đo lường
– Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL)
– Authorized Person / Người được uỷ quyền
Có thể bổ sung thêm các thông tin khác nhưng không bắt buộc
– Weighing Date / Ngày cân
– Shipper’s Internal Reference / Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng
– Weighing Method / Cách tính VGM
– Ordering Party / Bên mua
– Weighing Facility / Dụng cụ cân
– Country of Method 2 / Nước (trong trường hợp dùng cách 2)
– Documentation Holding Party / Bên giữ chứng từ
5. Phiếu cân – VGM form và quy trình xác nhận VGM cho hàng container và hàng lẻ
Phiếu cân VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu, khối lượng này sẽ gồm 2 phần: vỏ container + hàng hóa bên trong.
Vì vậy có 2 cách tính VGM như sau:
Cách 1: Cân toàn bộ lượng hàng trước khi đóng vào container, sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container nữa, thì sẽ có số liệu cần thiết.
Cách 2: Cân cả xe container hàng, sau đó cân xe không có container hàng (đã hạ xuống cảng). Lấy số liệu trừ đi sẽ biết container hàng nặng bao nhiêu.
Tất nhiên, để có số chính xác thì địa điểm cân phải đảm bảo khách quan, trung thực. VGM có cho phép sai số, tuy nhiên chưa có quy định cụ thể, ở một số nước được phép sai số trên dưới 5% trọng lượng hàng hóa.
6. Quy trình xác nhận VGM
Với hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL) sẽ có quy trình xác nhận VGM khác nhau:
6.1 Với hàng container (FCL)
Hàng container đóng tại kho làm theo quy trình như sau:
Bước 1: Đăng ký cân hàng tại kho
Bước 2: Chủ hàng hoặc công ty forwarder/ logistics phối hợp cùng bộ phận cân hàng ở khi giám sát việc cân VGM.
Bước 3: Kho hàng cấp 2 bản VGM gồm: 1 bản VGM do chủ hàng giữ và 1 bản lưu giữ tại kho.
Ở bước này, nếu VGM cân được vượt quá trọng lượng tối đa (max gross weight) thì chủ hàng phải bỏ bớt hàng và khi cân đạt trọng lượng tiêu chuẩn VGM, hàng mới được bốc xếp lên tàu.
Bước 4: Chủ hàng sẽ đưa phiếu cân (Phiếu VGM) cho hãng tàu.
6.2 Với hàng container đóng tại bãi
Bước 1: Đóng tiền phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi
Bước 3: chủ hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân container
Bước 3 và bước 4 tương tự như trên.
6.3 Với hàng lẻ LCL
Bước 1: Chủ hàng đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu (nhận hàng và cân hàng)
Bước 2: Chủ hàng nộp phiếu xuất nhập kho cho để cân hàng. Sau khi cân và xác định được VGM thì nộp phiếu đó cho đơn vụ vận chuyển.
Mong rằng những thông tin về phiếu VGM sẽ giúp bạn nắm rõ các thông tin được trình bày trên chứng từ, về cách tính và các vấn đến liên quan.
7. AI là người chịu trách nhiệm cho VERIFIED GROSS MASS ?
Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM của một container chứa hàng là của người gửi hàng (shipper) trên vận đơn đường biển của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading)
Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hay tại cảng theo đúng quy định của SOLAS
8. Thời gian gửi thông tin VGM
VGM Cut off time (hạn trình VGM cho hãng tàu hay cảng) sẽ được xác định trên booking confirmed.
8. Hình phạt trong trường hợp không khai báo VGM ?
Điều luật quy định rõ container không có số VGM tại cảng xuất phát sẽ không được đưa lên tàu cho đến khi số VGM được khai. Chủ hàng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kì các chi phí phát sinh (chi phí cân cont, đóng gọi lại, lưu kho, lưu cont, quản lý, v.v.).
10. Các văn bản hướng dẫn về VGM:
1007-Quy dinh kiem soat tai trong VGM
CV 2428 – huong dan trien khai Quy dinh cua IMO ve VGM
FORM OF VGM
Quy trình thực hiện VGM theo SOLAS 74 (TCIT)