Khi thông quan hàng hóa, một trong những chứng từ không thể thiếu chính là packing list. Khái niệm này đã quá quen thuộc với những người làm việc bên mảng xuất nhập khẩu. Vậy packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Sau đây, các bạn hãy theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi để biết thêm chi tiết nhé.
Packing list là gì?
Packing list được dịch ra Tiếng Việt là phiếu đóng gói, đây là bảng danh mục hàng hoá được liệt kê như trong thỏa thuận của hợp đồng.
Những thông tin trên packing list tương tự như một hoá đơn không cần có những thông tin liên quan đến giá trị, đồng tiền thanh toán hay thông tin đơn giá.
Điều được xem là quan trọng nhất trong chứng từ Packing list là quy trình đóng gói, kích thước và trọng lượng hàng hoá.
Packing list là phương tiện giúp người bán có thể dễ dàng thể hiện được toàn bộ hàng hoá và mình có. Thông qua chứng từ này, người mua có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu sản phẩm, hàng hoá.
Bên cạnh đó, trong lĩnh vực vận chuyển, packing list có thể giúp người bán có thể dễ dàng liệt kê hàng hoá mà mình muốn gửi đi, thông qua đó có thể kiểm soát tốt mọi đơn hàng gửi đi, tránh tình trạng bị thất lạc hàng khi giao nhận.
Chức năng của packing list
Packing list có vai trò vô cùng quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, cụ thể hơn, các chức năng của chứng từ này bao gồm liệt kê hàng hóa, cách thức đóng hàng đúng chuẩn, bảo vệ được quyền lợi của cả người mua và người bán.
Liệt kê sản phẩm
Chức năng cơ bản nhất của Packing list là dùng để liệt kê sản phẩm, chứng từ này không chỉ giúp người mua dễ dàng kiểm tra và đối chiếu đơn hàng mà còn giúp người bán kiểm soát được số hàng hoá đã được xuất ra.
Ngoài ra, phiếu đóng gói hàng hoá còn là chứng từ giúp cả người mua và người bán có thể kiểm tra được đơn hàng có vẹn nguyên sau khi được vận chuyển trên quãng đường dài. Chức năng liệt kê sản phẩm là chức năng chính được nhiều người sử dụng nhất.
Cách thức đóng hàng đúng chuẩn
- Nên sắp xếp bốc dỡ hàng hóa bằng tay hay bằng máy
- Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không hay bằng đường biển
- Cần sử dụng bao nhiêu thời gian và bao nhiêu nhân lực để hoàn thành
Bảo vệ được quyền lợi của cả người mua và người bán
Trong suốt quá trình vận chuyển hàng, việc hàng hóa bị thất lạc hay hỏng hóc là điều khó có thể tránh khỏi.
Thế nhưng, nếu đơn hàng của bạn có phiếu gói đóng hàng, bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin về thời gian vận chuyển và số hàng hóa bị hỏng hóc hay bị thất lạc.
Packing list bảo vệ được quyền lợi của cả người mua và người bán, đây chính là căn cứ để bạn có thể khiếu nại với bên vận chuyển để tìm lại đơn hàng để được đền bù phù hợp.
Phân Loại packing list
Packing list thường được phân thành 3 loại: Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết; Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán; Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).
Detailed Packing List
Detailed packing list được dịch là phiếu đóng gói chi tiết. Detailed packing list là loại packing list thể hiện chi tiết nội dung đơn hàng và thường người mua và người bán sẽ trực tiếp dùng loại Detailed packing list này là phổ biến.
Neutrai Packing List
Neutrai Packing List là tên gọi của phiếu đóng gói trung lập. Với chứng từ này, một văn bản được xem là phiếu đóng gói trung lập nếu như nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
Packing and Weight list
Packing and Weight list là tên gọi của phiếu đóng gói kiểm tra trọng lượng. Phiếu đóng gói kiểm tra trọng lượng sẽ nêu ra đầy đủ số lượng và trọng lượng của hàng hóa được vận chuyển, mua bán.
Xem thêm: dịch vụ vận chuyển tại Top One Logistics
Nội dung chính của packing list
Packing list là một loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, vậy nên, phiếu ghi hàng sẽ được quy định rõ ràng. Phiếu ghi hàng sẽ phải chứa những nội dung chính xác và cơ bản như sau:
- Tiêu đề: Ghi rõ những thông tin cơ bản về công ty như tên, địa chỉ, số điện thoại, fax, email
- Người bán: Ghi chính xác họ tên, số điện thoại, địa chỉ, số fax của đơn vị bán hàng
- Số và ngày đóng gói
- Người mua: Ghi chính xác và đầy đủ thông tin cơ bản như địa chỉ, số điện thoại, số fax
- Địa điểm cảng đơn vị vận chuyển bốc hàng
- Địa điểm cảng hàng hóa cập bến
- Ghi chính xác số hiệu, chuyến và tên của chuyển tàu chở đơn hàng
- Thời gian vận chuyển hàng dự kiến
- Sản phẩm: Ghi rõ tên sản phẩm, ký hiệu và mã sản phẩm
- Số lượng hàng hóa kiện hàng, trọng lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng, ghi tổng trọng lượng các kiện hàng hóa
- Chú thích
- Xác nhận của bên bán hàng
Khi lập packing list cần có những nội dung cơ bản nào?
Mẫu Packing list chuẩn
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều mẫu Packing list chuẩn được sử dụng, những mẫu packing list này được sử dụng phổ biến trong quá trình nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp, tổ chức.
Khi lập packing list cần chú ý những gì?
Khi lập Packing list cần bao gồm những thông tin chính xác về số lượng đơn vị và bất cứ những thông tin đóng gói có sẵn nào khác.
Điều quan trọng là tất cả những thông tin trong phiếu đóng gói này phải trùng khớp với Hóa đơn Thương Mại và phản ánh với những bên liên quan đến quá trình giao dịch.
Packing list cần phải ghi rõ chính xác những thông tin cơ bản, và hãy đảm bảo thể hiện được nhiều thông tin chi tiết về đơn hàng càng tốt. Một số thông tin chi tiết quan trọng cần có là:
- Ngày tháng gửi hàng hóa
- Thông tin cơ bản và địa chỉ liên hệ của người gửi hàng và người xuất khẩu
- Thông tin, địa chỉ liên hệ của người nhận hàng
- Địa chỉ xuất xứ của sản phẩm
- Địa chỉ nhận hàng của hàng hóa
- Tổng số kiện hàng có trong lô hàng
- Mô tả chi tiết tin thông của từng gói hàng
- Khối lượng và trọng lượng của mỗi gói
- Khối lượng và trọng lượng của toàn bộ lô hàng
- Số hóa đơn thương mại cho lô hàng này
Trên đây, Vận Tải Top One Logistics đã giải đáp thắc mắc của các bạn về packing list nghĩa là gì. Chúng tôi hy vọng rằng, qua bài viết các bạn có thể biết thêm những kiến thức mới và có thể lập packing list chính xác, rõ ràng.
Một số dịch vụ liên quan
Quy trình luân chuyển chứng từ trong xuất nhập khẩu bằng đường biển